La note de frais est un document dans lequel sont listées toutes les dépenses professionnelles dont le salarié s’est acquitté lors de son déplacement professionnel. Autrement dit, les frais professionnels représentent les dépenses du salarié ou du dirigeant de l’entreprise dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle. Il peut s’agir de frais de déplacement, de restauration, d’hébergement, de transport, etc.
L’obligation du remboursement des notes de frais
Chaque employeur est dans l’obligation de prendre en charge le remboursement note de frais présentés par les salariés. La gestion des notes de frais est soumise à des réglementations bien établies, afin d’éviter les dépenses fictives ou abusives.
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Selon les réglementations en vigueur, les frais de notes ne doivent comprendre que des frais réglés dans l’intérêt de l’entreprise. Non seulement, ces frais doivent être proportionnés, mais doivent être également fournis avec des justificatifs probants à l’employeur.
Afin d’assurer une meilleure gestion et d’éviter les dérives, l’entreprise doit mettre en place une politique bien définie des notes de frais.
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Les dépenses concernées par le remboursement dans une entreprise
Les dépenses faisant l’objet d’un remboursement de l’entreprise sont principalement :
- Les frais de repas de restauration
- Les frais de déplacement
- Les indemnités kilométriques relatives au déplacement professionnel
- Les frais d’hébergement
- Toutes les autres dépenses liées à la mission professionnelle
Il convient de noter que les notes de frais d’entreprise ne doivent pas être confondues avec les frais de mission. Ces derniers concernent les dépenses des employées suite à un ordre de mission et celles des agents du secteur public.
Les différents modes de remboursement des notes de frais
Les remboursements des notes de frais peuvent se faire de manière forfaitaire ou être assurés aux frais réels. Le remboursement forfaitaire est le mode de remboursement le plus courant pour des dépenses répétitives dans le mois. Le montant de ces frais forfaitaires est fixé par l’URSSAF.
Les plafonds des frais forfaitaires correspondent au montant de certaines dépenses, notamment celles relatives aux frais de repas, aux indemnités kilométriques pour les déplacements en véhicule, etc.
L’entreprise peut également inclure le remboursement des frais de notes dans les bulletins de salaire de l’employé.
La comptabilisation d’une note de frais
La comptabilisation d’une note de frais repose sur la présentation des justificatifs par les salariés pour chaque dépense générée par l’exercice de leurs activités professionnelles, à l’exception des dépenses payées sur une base forfaitaire.
Le remboursement des notes de frais est régi par une réglementation stricte. Par exemple, pour bénéficier des indemnisations, le salarié doit présenter un justificatif, afin d’éviter les abus.
Dans le cas où le salarié ne présenterait pas des justificatifs, l’entreprise peut refuser le remboursement. Toutefois, il existe quelques exceptions. Le salarié peut être amené à contacter le fournisseur pour présenter des duplicatas.
Pour éviter de devoir présenter des justificatifs, il vaut mieux opter pour le remboursement forfaitaire plutôt qu’un remboursement au réel. L’employeur peut aussi demander aux salariés de faire une déclaration sur l’honneur.
Pour réduire les risques d’abus, l’entreprise peut aussi :
- Définir au plus tôt le mode de paiement à utiliser
- Adopter une politique de remboursement claire et détaillée
- Mettre en place un dispositif de contrôle performant
